3 Office management - 3MAIB - Onderdelen - Bedrijfsstage/11 & 12    O.O. heeft componenten: Neen Afstudeerrichting: OF:Office management Code: 3MAIY Academiejaar: 2009-2010 Type: kern Niveau: gespecialiseerd Programmajaar: 3 Periode binnen het modeltraject: Module 11-12 Aantal studiepunten: 30 Wegingscoëfficient: 30 Totaal aantal contacturen: 876 Totaal studietijd: 780 Deeltijds programma: deel 2 Examencontract: niet mogelijk Deliberatie: niet mogelijk Vrijstelling of overdracht: mogelijk Onderwijstaal: Nederlands Lector(en): Colson Carine Druant Gilbert Paenhuysen Kathleen Verhaegen Inge   KORTE OMSCHRIJVING De bedrijfsstage vormt de afsluiter, de kers op de taart, van de opleiding Management Assistant International Business. De opgedane kennis binnen de hogeschool en de stage gelopen in het tweede jaar vormen de basis van een geslaagde stageperiode. De studenten zoeken een stageplaats in het buitenland en toetsen hun theoretische kennis aan het werkveld. De taalcomponent is zeer belangrijk gezien het om een buitenlandse uitdaging gaat. Het onderdompelen in een taalbad, het opsnuiven van een andere cultuur maakt deze stage tot een onvergetelijke gebeurtenis. "A ones in a lifetime opportunity" vertelde een student mij onlangs... COMPETENTIEGERICHTE LEERDOELEN  Dit opleidingsonderdeel draagt in het bijzonder bij tot het realiseren van volgende opleidingsdoelen (eindtermen) Algemene competenties OF101 Denk- en redeneervaardigheid: op zelfstandig wijze een administratieve unit vlot laten functioneren, waarbij alle taken precies en efficiënt worden uitgevoerd. OF102 Verwerven en verwerken van informatie: administratieve informatie kunnen verzamelen, uitwisselen en verwerken. Informatiedoorstroming efficiënt kunnen begeleiden. Creatief kunnen omgaan met taken rond informatieverwerking. OF103 Vermogen tot kritische reflectie en projectmatig werken. OF104 Creativiteit: innoverende bijdragen kunnen leveren bij de organisatorische aanpassingen en werkmethodes binnen het secretariaat. OF106 Communiceren van informatie, ideeën, problemen en oplossingen, zowel aan specialisten als aan leken, op verschillende niveaus zowel interne als externe communicatie. Algemene beroepsgerichte competenties OF208 Teamgericht kunnen werken. OF209 Oplossingsgericht kunnen werken in de zin van het zelfstandig kunnen definiëren en analyseren van complexe probleemsituaties in de beroepspraktijk en het kunnen ontwikkelen en toepassen van zinvolle oplossingsstrategieën. OF211 Een brede interesse en openheid hebben naar andere culturen, kennis hebben van de actualiteit, de politiek alsook van het maatschappelijke en economische gebeuren. Beroepsspecifieke competenties OF312 Correspondentie kunnen afhandelen: Talenkennis, tekstverwerking, e-mail en internet zijn belangrijk. Zorgen voor het autonoom opstellen van correspondentie, het typen en/of uitwerken ervan.Toezien op de correcte en tijdige verzending en verspreiding van post en faxen, e-mail. Afhandelen van de correspondentie in het Nl, Fr, E, D of S. OF313 Zorgen voor planning en efficiënt timemanagement: Inzicht in werkorganisatie, planning en kennis van softwarepakketten is evident. Eigen agendabeheer en dat van anderen, planning en acties van de manager bewaken, planning van afspraken met klanten en externe commerciële contacten. Efficiënt gegevens zoeken en beheer van gegevenstabellen. OF314 Productieve informatieverwerking: Ondersteunende kennis : kennis van talen, notuleren, rapporteren, presentatietechnieken en audiovisuele media. Het coördineren van vergaderingen, logistiek ondersteunen en de besluitvorming opvolgen, conferenties voorbereiden of organiseren. In staat zijn brieven en wetenschappelijke publicaties te vertalen. OF315 Communicatie: interne & externe contacten onderhouden in het NL en in min. 3 vreemde talen, huisstijl bewaren, zorgen voor correcte telefonische contacten en communicatie bij vergaderingen. Inzicht in de vereisten bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen en kennis van externe vormgeving. OF316 Informatie verzamelen: Kennis van dossiersystemen, klasseermethoden en elektronische informatieverzameling. Nieuwe dossiers maken en verzamelen van de gegevens. Beheren van dossiers. Informatie verzamelen over congreslocaties en leveranciers. Checklists van taken met opvolging van taakverdeling en deadlines. Prijsberekeningen en prognoses maken in OF318 Reproductieve informatieverwerking: Kennis van de verschillende mogelijkheden bij dossierbeheer en archivering van elektronische hulpmiddelen bij archivering. Hij/zij zorgt voor de postbehandeling, archivering en dossierbeheer. Hij/zij kan stukken in archief/bibliotheek opzoeken en archief/documentatie/bibliotheek beheren. OF320 Organiseert efficiënt een secretariaat en heeft inzicht in planning. De werkindeling op het secretariaat bepalen en coördineren, adviseren bij invoering van nieuwe procedures, medewerkers. Regelen de aankoop van kantoorapparatuur en ?benodigdheden. De verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat. OF321 Coördineren en leidinggeven. Leidinggevende bevoegdheid op het niveau van het secretariaat. Coördineren van activiteiten zoals wetenschappelijke bijeenkomsten, congressen, training, workshops enz. Inhoudelijke uitwerking van een event/congres en de praktische uitwerking. Organisatorisch-administratieve taken uitvoeren, delegeren, opvolgen. OF322 Interculturele communicatie: Hij/zij heeft kennis van omgangsvormen binnen de cultuur van bepaalde sectoren en binnen een internationale omgeving. OF337 Discretie: Hij/zij leeft strikt het beroepsgeheim na. OF338 Zelfstandigheid: Hij/zij is in staat zelfstandig opdrachten te organiseren en systematisch uit te voeren, problemen op te sporen en daaruit een probleemstelling te formuleren, de goede gang van zaken te behartigen in afwezigheid van het diensthoofd. OF339 Accuratesse: Hij/zij is stipt, correct en zorgvuldig bij het werk, kan efficiënt opdrachten organiseren en systematisch uitvoeren, kan foutloos verslagen en brieven uittypen via PC. Hij/zij kan gegevens betrouwbaar registreren en coderen, controleert data in de agenda. OF340 Zin voor samenwerking : Hij/zij kan samenwerken met collega's, zowel uit eigen als uit andere vakdisciplines, kan goed functioneren in teamverband, staat open voor feedback, kan taken delegeren, kan beknopt en duidelijk communiceren met collega's en opdrachtgevers en aan hen rapporteren. OF341 Resultaatgerichtheid: Efficiënt opdrachten uitvoeren binnen een bepaalde tijd en bepaald budget, doelgericht werken om een optimaal resultaat te bekomen, zorgen voor ogenblikkelijke plausibiliteitscontroles bij invoer van gegevens, problemen die ontstaan signaleren en bijdragen tot de oplossing ervan, feedback geven naar collega's. OF342 Leergierigheid: Hij/zij heeft aandacht voor nieuwe tendensen en is bereid om bij te scholen, beseft de noodzaak tot levenslang leren, kan opmerkingen aanvaarden en leert uit eigen fouten. OF343 Doorzettingsvermogen: Hij/zij merkt problemen op en probeert er een oplossing voor te vinden, werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid. OF344 Loyaliteit: Hij/zij toont respect voor bestaande regels en normen, is oprecht wanneer er fouten werden begaan en probeert ze zo vlug mogelijk te herstellen. OF345 Zin voor initiatief: Hij/zij weet op welke vlakken zelf beslissingen kunnen en moeten genomen worden, helpt spontaan bij dringend werk, formuleert suggesties om problemen op te lossen, herinnert de verantwoordelijke eraan binnen welke timing taken moeten afgehandeld zijn. OF346 Assertiviteit: Hij/zij is zich bewust van de eigen verantwoordelijkheden, evalueert eigen handelen en denkt kritisch. Laat afspraken door alle partijen respecteren. OF347 Kritische ingesteldheid :Hij/zij heeft een houding om het eigen handelen en denken en dat van anderen kritisch te evalueren en is bereid en in staat daarover met de betrokkenen te communiceren. OF348 Organisatievermogen: Hij/zij geeft voorrang aan dringende zaken, kan het belangrijke van het onbelangrijke onderscheiden, kan taken op een logische wijze delegeren, heeft een planmatig denkvermogen en is toekomstgericht. OF349 Flexibiliteit: Hij/zij is in staat zich aan te passen aan gewijzigde werkzaamheden op technisch, sociaal en wetenschappelijk gebied, staat open voor vernieuwing, maakt ondanks grote tijdsdruk tijd voor sociaal contact. OF350 Empathie: Hij/zij kan correct vragen en wensen van klanten/patiënten inschatten en daarop inspelen, heeft de vaardigheid om zich in moeilijke situaties uit de slag te trekken. OF351 Contactbereidheid: Hij/zij verstrekt informatie naar klanten/patiënten en werkgever, onthaalt bezoekers op een aangename wijze en bezit de nodige communicatievaardigheden. OF352 Stressbestendigheid: Hij/zij blijft hoffelijk onder alle omstandigheden en pakt problemen met geduld aan. Het op een juiste manier kunnen omgaan met stress. OF353 Zin voor orde: Hij/zij stelt bij het begin van de dag een voorlopige volgorde op van taken die binnen een bepaalde tijd moeten opgevolgd worden, heeft een goed overzicht waardoor ze flexibel kan reageren op onvoorziene omstandigheden. OF358 Tact: Hij/zij past taalgebruik en houding steeds aan het niveau van de gesprekspartner aan, kan zich relativeren en kan op de juiste manier optreden om een specifieke situatie tot een goed einde te brengen. SPECIFIEKE DOELSTELLINGEN Zorgen voor planning en efficiënt time-management Afhandelen van correspondentie Organiseren van eficiënt secretariaat Verzamelen van informatie Reproductieve en productieve informatieverwerking Correct communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands, het Frans, het Engels en het Duits/Spaans VEREISTE BEGINCOMPETENTIES Opleidingsonderdelen waarvoor voorafgaand credits dienen behaald te zijn alle opleidingsonderdelen van het 1ste en 2de jaar Opleidingsonderdelen die vooraf dienen gevolgd te zijn alle opleidingsonderdelen van module 9 en 10  Andere begincompetenties Competenties verworven tijdens het 1ste en 2de jaar LEERINHOUDEN Leerinhouden van de 10 voorgaande modulesworden verwerkt in een veelzijdig takenpakket.  De student moet zelfstandig een stageplaats vastleggen.  Hij/zij moet op het werkterrein evolueren tot een volwaardige arbeidskracht aangepast aan de beroepseisen, het arbeidsritme en het teamwork.  Hij/zij moet autonoom kunnen werken aan een bedrijfsproject. STUDIEMATERIAAL Handleiding stage op BB Richtlijnen stage op BB Aanverwante documenten op BB Toelichting en just-in-time informatie via BB WERKVORMEN Soort werkvorm uren   % hoor- en werkcolleges: 10  lesuren   01,07 practicum en oefeningen: 850  lesuren   91,20 vormen van groepsleren: 8  lesuren   00,86 studietijd buiten contacturen: 56  klokuren   06,01 Verdere toelichting: Oriënterend hoorcollege: stagelessen Groepsintervisies gecoached door lectoren Ervaringsleren: praktijk in het werkveld Monitoraat Individuele begeleiding EVALUATIE Eerste examenperiode Tijdig en volgens afspraken vinden van een stageplaats Evaluatie door de stageplaats aan de hand van het evaluatieformulier Evaluatie door de stagebegeleider van de school Evaluatiecriteria: aanwezigheid tijdens de vergaderingen, naleven van afspraken, scores op de tussentijdse evaluaties, feedback en evaluatiegeprek met stagementor op de stageplaats naar aanleiding van de stageprestaties, constructieve omgang met alle werkpartners en de beoordeling van de rapportering Criteria bij de portfolio en stageverslag: Structuur (logisch en consequent), inhoudelijke rijkdom (correct, diepgaand, geargumenteerd), kritsche zin, vlotheid, volledigheid Stageverslag wordt opgesteld in de voertaal van het stagebedrijf Presentatie van het bedrijfsproject in de voertaal van het stagebedrijf Verdeling de stageplaats beoordeelt de verworven competenties en het bedrijfsproject (50%); de school beoordeelt de portfolio, de voorstelling van het bedrijfsproject en het stageproces. tijd voor examinering uren 8 %    00,86 Tweede examenperiode Geen herkansing mogelijk wat betreft stage wel kan het stageteam beslissen dat het stageverslag dient verbeterd en/of herschreven te worden.