3 Office management - 3MAIB - Onderdelen - Assistance event & congressmanagement/10    O.O. heeft componenten: Neen Afstudeerrichting: OF:Office management Code: 3MAIV Academiejaar: 2009-2010 Type: kernondersteunend Niveau: inleidend Programmajaar: 3 Periode binnen het modeltraject: Module 10 Aantal studiepunten: 3 Wegingscoëfficient: 3 Totaal aantal contacturen: 50 Totaal studietijd: 78 Deeltijds programma: deel 1 Examencontract: mogelijk Deliberatie: mogelijk Vrijstelling of overdracht: mogelijk Onderwijstaal: Nederlands Lector(en): Pauwels Lieve   KORTE OMSCHRIJVING Het organiseren van congressen en events is een marketinginstrument dat forse opgang heeft gekend afgelopen jaren: ieder bedrijf kent nu de kansen die congressen, seminaries, bedrijfsfeesten, openingsevenementen, productlanceringen, teambuildings bieden. Het organiseren van evenementen en congressen vraagt heel wat tijd en energie. Het eenmalige en unieke van het evenement biedt een uitdaging, maar creërt natuurlijk ook de nodige stress en druk om alles perfect te organiseren. In dit vak krijg je een overzicht en een hoop praktische tips hoe je een congres en evenement organiseert. Je krijgt praktische checklists die een steun zijn om niets aan het toeval over te laten, en bovendien een hoop ideeën hoe een event er kan uitzien. Bovendien werk je in groep en in subgroepen aan de ondersteuning van de eerste Alumni-avond van de Plantijn Hogeschool op 14 januari 2010, waar je wat je leert ook deels effectief in de praktijk kunt toepassen. COMPETENTIEGERICHTE LEERDOELEN  Dit opleidingsonderdeel draagt in het bijzonder bij tot het realiseren van volgende opleidingsdoelen (eindtermen) Algemene competenties OF103 Vermogen tot kritische reflectie en projectmatig werken. OF106 Communiceren van informatie, ideeën, problemen en oplossingen, zowel aan specialisten als aan leken, op verschillende niveaus zowel interne als externe communicatie. Algemene beroepsgerichte competenties OF208 Teamgericht kunnen werken. Beroepsspecifieke competenties OF313 Zorgen voor planning en efficiënt timemanagement: Inzicht in werkorganisatie, planning en kennis van softwarepakketten is evident. Eigen agendabeheer en dat van anderen, planning en acties van de manager bewaken, planning van afspraken met klanten en externe commerciële contacten. Efficiënt gegevens zoeken en beheer van gegevenstabellen. OF314 Productieve informatieverwerking: Ondersteunende kennis : kennis van talen, notuleren, rapporteren, presentatietechnieken en audiovisuele media. Het coördineren van vergaderingen, logistiek ondersteunen en de besluitvorming opvolgen, conferenties voorbereiden of organiseren. In staat zijn brieven en wetenschappelijke publicaties te vertalen. OF316 Informatie verzamelen: Kennis van dossiersystemen, klasseermethoden en elektronische informatieverzameling. Nieuwe dossiers maken en verzamelen van de gegevens. Beheren van dossiers. Informatie verzamelen over congreslocaties en leveranciers. Checklists van taken met opvolging van taakverdeling en deadlines. Prijsberekeningen en prognoses maken in OF321 Coördineren en leidinggeven. Leidinggevende bevoegdheid op het niveau van het secretariaat. Coördineren van activiteiten zoals wetenschappelijke bijeenkomsten, congressen, training, workshops enz. Inhoudelijke uitwerking van een event/congres en de praktische uitwerking. Organisatorisch-administratieve taken uitvoeren, delegeren, opvolgen. OF323 Een congres of event organiseren: Een businessplan kunnen opstellen en het verschil inschatten tussen variabele en vaste kosten.Een break-evenanalyse maken en een ideale inschrijvingsprijs berekenen. Hij/zij kan communicatie documenten, bezoekersrapporten, een korte planning en CRM-systemen opstellen. OF340 Zin voor samenwerking : Hij/zij kan samenwerken met collega's, zowel uit eigen als uit andere vakdisciplines, kan goed functioneren in teamverband, staat open voor feedback, kan taken delegeren, kan beknopt en duidelijk communiceren met collega's en opdrachtgevers en aan hen rapporteren. OF341 Resultaatgerichtheid: Efficiënt opdrachten uitvoeren binnen een bepaalde tijd en bepaald budget, doelgericht werken om een optimaal resultaat te bekomen, zorgen voor ogenblikkelijke plausibiliteitscontroles bij invoer van gegevens, problemen die ontstaan signaleren en bijdragen tot de oplossing ervan, feedback geven naar collega's. OF348 Organisatievermogen: Hij/zij geeft voorrang aan dringende zaken, kan het belangrijke van het onbelangrijke onderscheiden, kan taken op een logische wijze delegeren, heeft een planmatig denkvermogen en is toekomstgericht. OF356 Beslissingsvermogen : Hij/zij weet van dringende taken wat prioritair is en neemt gepaste beslissingen ten aanzien van noodsituaties. SPECIFIEKE DOELSTELLINGEN Studenten hebben inzicht in de plaats van congressen en events in de marketing- en communicatiedoelstellingen van een organisatie en kunnen voorbeelden aanhalen van de verschillende soorten events en congressen.  Studenten leren een conceptplan opstellen voor een event of congres en kunnen dit conceptplan presenteren en verdedigen. Ze hebben inzicht in de inkomsten en kosten, verbonden aan de organisatie van congressen en events. Studenten kunnen een concreet budgetplan opstellen en bijsturen. Ze kennen de basisprincipes van direct mail en leren ze toepassen op het schrijven, opmaken en versturen van uitnodigingen en brochures. Ze leren de administratie van een congres en event verzorgen met gebruik van standaard correspondentiemodellen. Ze onderzoeken de markt van event- en congresorganisatoren, locaties, congrescentra, toeleveranciers van materiaal en ondersteunende diensten. Ze weten waar ze de bronnen kunnen vinden en raadplegen. Ze leren met welke criteria rekening te houden als ze diensten uitbesteden en hanteren daarbij checklistmodellen. Ze ondervinden het belang van een goede backtiming, weten hoe ze een backtiming kunnen opstellen en leren welke organisatorische aspecten te pas komen aan de organisatie van events en congressen en wat er allemaal kan mislopen. Ze leren in groep werken, taken verdelen en deadlines respecteren. Ze leren hun werk verdedigen en overtuigend presenteren. Daarnaast kunnen ze op basis van bepaalde criteria ook het werk van anderen beoordelen en op een constructieve manier hun feedback aan anderen formuleren. Ze werken mee aan de organisatie van de eerste avond van de Alumni-werking van Plantijn Hogeschool. Ze zijn medeverantwoordelijk voor de goede organisatie, voorbereiding en uitvoering voor, tijdens en na het event op 14 Januari 2010. VEREISTE BEGINCOMPETENTIES Opleidingsonderdelen waarvoor voorafgaand credits dienen behaald te zijn geen Opleidingsonderdelen die vooraf dienen gevolgd te zijn geen Andere begincompetenties Kennis van de basisprincipes van marketing. Kunnen verwoorden en opmaken van een conceptplan onder vorm van een rapport en onder vorm van een klassikale groepspresentatie, ondersteund door Powerpoint. Kunnen toepassen van de basisfuncties en van variabele en vaste verwijzingen in Excel voor de opmaak van een budgetplan. Ervaring hebben in het onderling verdelen van taken van groepswerk, het uitwerken van de taken en het presenteren van de resultaten van groepswerk. LEERINHOUDEN Doelstellingen van de organisatie van een evenement of congres. Het concept en het stappenplan.  Het inhoudelijk programma van het evenement/congres. Een locatie zoeken en vastleggen. Een budgetplan uitwerken. Uitnodiging, communicatie en correspondentie van het evenement/congres. De productie van het evenement/congres. Evaluatie van het evenement/congres. STUDIEMATERIAAL Cursus 'Assistance event & congressmanagement 2008-2009', Geert Goovaerts. Cursus onder vorm van kopies van slides, door de student aan te vullen met notities, voorbeelden en toepassingen. Voorbeeldmateriaal onder vorm van brochures en uitnodigingen van congressen en evenementen, video en foto’s, budgetmodellen, modellen van administratieve correspondentie. Artikels uit vakliteratuur als bijlagen of als illustratie. Internetportals en specifieke websites (opgave zie cursus) WERKVORMEN Soort werkvorm uren   % hoor- en werkcolleges: 20  lesuren   22,73 practicum en oefeningen: 14  lesuren   15,91 vormen van groepsleren: 14  lesuren   15,91 studietijd buiten contacturen: 38  klokuren   43,18 Verdere toelichting: Het chronologisch verloop van voorbereiding tot en met evaluatie van een event. Tussentijdse opdracht in functie van de effectieve organisatie van de Alumni-avond van Plantijn Hogeschool op 14 Januari 2010 loopt mee met deze chronologie. Leergesprekken Praktische oefeningen: Studenten maken individuele of in groep uitgewerkte opdrachten tegen een afgesproken deadline. Deze opdrachten zijn deeltaken van de organisatie van de Alumni-avond en / of een andere opdracht.  Studenten stellen een uitnodiging op en zorgen voor een direct mailcampagne voor de promotie van het event. De studenten zoeken informatie op over congreslocaties, leveranciers, bureaus. Ze verwerken deze informatie, maken keuzes en argumenteren deze keuzes.  Ze zorgen voor overeenkomsten met de leveranciers en volgen de administratie op. Studenten oefenen klassikaal in het opstellen van een budgetplan. Ze werken individueel een budgetplan uit en passen er berekeningsformules toe. Studenten zorgen voor de voorbereiding en uitvoering van de eventorganisatie en volgen de taakverdeling en deadlines op aan de hand van  backtimings en actieplannen. Studenten zorgen op de eventdag zelf voor de organisatie ter plaatse en voor het onthaal van de congresdeelnemers. Tussentijdse rapportering en klassikale groepspresentaties, waarbij studenten deelfacetten van de eventorganisatie voorstellen, maar ook leren het werk van anderen te beoordelen en hen op een constructieve manier hulp en feedback geven. Studenten krijgen klassikale feedback op groepswerk en individuele feedback op de individuele oefeningen. EVALUATIE Eerste examenperiode Groeps- en individueel werk wordt gequoteerd op de helft van het totaal aantal punten. Een individuele opdracht bestaat uit het opmaken van een budgetplan. Dat wordt beoordeeld op correctheid en overzichtelijkheid en op de juiste toepassing van de functies en berekeningsformules. Bij de groepspresentaties geldt het resultaat van de groepstaken en het respecteren van de deadlines. Tussentijdse rapporten worden beoordeeld op de inhoudelijke kwaliteit, de argumentatie waarom een bepaalde keuze voor concept, locatie, leverancier, … werd genomen, de kritische zin en de vlotheid en helderheid van de aanbevelingen. Het actieplan wordt beoordeeld op de volledigheid en de opvolging ervan, samen met het overleg hierover met de andere werkgroepen Bij de beoordeling wordt rekening gehouden met de dienstverlening en de samenwerking met de andere groepen, die belast zijn met andere deeltaken van de congresorganisatie. Schriftelijk examen met kennis- inzicht- en toepassingsvragen. Het examen staat in voor de helft van de te behalen punten. tijd voor examinering uren 2 %    02,27 Tweede examenperiode Groeps- en individueel werk moet niet opnieuw worden gemaakt. De behaalde resultaten blijven meetellen voor de helft van de punten tijdens de tweede zittijd. Schriftelijk examen met kennis- inzicht- en toepassingsvragen. Het examen staat in voor de helft van de te behalen punten.