2 Office management - 2MMA - Onderdelen - Stage & bedrijfsbezoeken/8    O.O. heeft componenten: Neen Afstudeerrichting: OF:Office management Code: 2MMA4 Academiejaar: 2009-2010 Type: kern Niveau: gespecialiseerd Programmajaar: 2 Periode binnen het modeltraject: Module 8 Aantal studiepunten: 15 Wegingscoëfficient: 15 Totaal aantal contacturen: 422 Totaal studietijd: 390 Deeltijds programma: deel 2 Examencontract: niet mogelijk Deliberatie: niet mogelijk Vrijstelling of overdracht: mogelijk Onderwijstaal: Nederlands Lector(en): Michels Nele Smet Carine   KORTE OMSCHRIJVING STAGEVOORBEREIDING: In de loop van het tweede jaar zorgt het stageteam er met groepsintervisies, stagelessen en persoonlijke coaching voor dat je als een professionele management assistant in spe op stage kan vertrekken. Je leert een CV en sollicitatiebrief opstellen, maakt een SWOT-analyse met zelfreflectie en krijgt inzicht in onderhandelingstechnieken. We vertellen je de "do's and don'ts" op de werkvloer, over time management en je leert een zakelijk verslag schrijven. PROJECTWEEK: Als aanloop naar de stage kom je tijdens de projectweek met tal van professionele en interessante bedrijven en organisaties in contact. Gedurende één week maak je kennis met bedrijven in uiteenlopende sectoren en de taken van de management assistants. Zo krijg je de kans verschillende bedrijfstakken te leren kennen en je een idee te vormen van de mogelijkheden binnen het toekomstig werkveld. Je krijgt bovendien een inzicht in de verschillende aspecten van de job als management assistant aan de hand van persoonlijke getuigenissen uit het werkveld. Deze week wordt door de studenten zelf georganiseerd in samenwerking met een begeleidende lector. Je maakt een verslag over deze bedrijfsbezoeken. STAGE: Je zal stage lopen in een instelling in de gezondheidszorg, hetzij een ziekenhuis, een artsenpraktijk, een farmaceutische firma, een mutualiteit of arbeidsgeneeskundige dienst. Het doel van deze stage is de instelling te leren kennen, inzicht te krijgen in de werking van een medisch secretariaat en praktijkervaring op te doen als management assistant zonder evenwel de eindverantwoordelijkheid te dragen. Je kan enkel stage lopen op die diensten waarvan de medische terminologie bestudeerd werd tijdens de voorafgaande modules.  Je schrijft je ervaringen over de stage neer in een stageverslag en houdt een portfolio bij. SPEECH MIKE: In zelfstudie werk je een bundel met opdrachten van speech Mike af (ziekenhuisprotocols uittypen). Deze opdrachten dienen als voorbereiding op de stage. Het uittypen gebeurt zelfstandig en wordt gecontroleerd door een ICT-lector. Deze oefeningen worden gemaakt in de studentenwerkruimte binnen de voorziene uren in 6de en 7de module.        COMPETENTIEGERICHTE LEERDOELEN  Dit opleidingsonderdeel draagt in het bijzonder bij tot het realiseren van volgende opleidingsdoelen (eindtermen) Algemene competenties OF102 Verwerven en verwerken van informatie: administratieve informatie kunnen verzamelen, uitwisselen en verwerken. Informatiedoorstroming efficiënt kunnen begeleiden. Creatief kunnen omgaan met taken rond informatieverwerking. OF103 Vermogen tot kritische reflectie en projectmatig werken. OF106 Communiceren van informatie, ideeën, problemen en oplossingen, zowel aan specialisten als aan leken, op verschillende niveaus zowel interne als externe communicatie. Algemene beroepsgerichte competenties OF208 Teamgericht kunnen werken. OF210 Het besef van maatschappelijke verantwoordelijkheid samenhangend met de beroepspraktijk. OF211 Een brede interesse en openheid hebben naar andere culturen, kennis hebben van de actualiteit, de politiek alsook van het maatschappelijke en economische gebeuren. Beroepsspecifieke competenties OF324 Zorgen voor planning en efficiënt timemanagement: Inzicht in werkorganisatie, planning en kennis van specifieke softwarepakketten (automatisering van briefwisseling, databanken: efficiënt beheren, gegevenstabellen). Agendabeheer verzorgen, hierbij staan afspraken van dokters en patiënten, opname van patiënten en planning van de spreekuren centraal. OF325 Productieve informatieverwerking: Inzicht in beleid en organisatie van de gezondheidszorg, in interne structuren binnen bep. gezondheidsinstellingen en wisselwerking met externe structuren. Notuleren en rapporteren. Coördineren van vergaderingen, voorbereiden of organiseren. Elektronische documenten beheren, agenda opstellen, bezoeken organiseren. OF326 Informatie verstrekken: Basiskennis van anatomie, fysiologie en pathologie. Vragen van patiënten en artsen beantwoorden, patiënten informeren over onderzoeken en gebruik van medicatie. Informatie verstrekken binnen de wettelijke beroepsbevoegdheid en op een patiëntgerichte manier rekeninghouden met het beroepsgeheim en de privacy van de patiënt. OF327 Communicatie: Interne en externe contacten verzorgen, de huisstijl bewaren. Zorgen voor correcte telefonische contacten en communicatie bij de vergaderingen. Verzorgen van schriftelijke, patiëntgerichte communicatie. Inzicht hebben in vereisten bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen en kennis van externe vormgeving. OF328 Informatie verzamelen: Medische dossiersystemen, klasseermethoden en elektronische informatieverzameling. Communicatie via internet. Nieuwe medische dossiers opstarten, zorgen voor de verzameling van de gegevens van patiënten en zorgverstrekkers.Zorgen voor het beheer van de dossiers met bijhorende documenten en resultaten van technische prestaties OF329 Reproductieve informatieverwerking: Kennis van elektronische hulpmiddelen, presentatiesoftware en alle aspecten van fotokopiëren . Informatieverwerking op internet, e-mail, archivering van bestanden. Postbehandeling, dossierbeheer en de informatieverwerking van attesten en medische verslagen.Kennis van de medische terminologie is vereist. OF331 Onthaal van patiënten : Inzicht in de communicatiesituatie van de patiënt en kennis van gesprekstechnieken ondersteunen deze taak. Onthaal van patiënten/cliënten staat hier centraal. Opvangen van de crisistelefoon. Het onthaal en het te woord staan van bezoekers en deelnemers aan wetenschappelijke bijeenkomsten. OF333 Ondersteuning en hulpverlening: Een elementaire kennis van EHBO-technieken is noodzakelijk. Hij/zij kan eerste hulp bij ongevallen toepassen en een aantal eenvoudige medische gegevens van de patiënt (lengte, gewicht ?) registreren. OF336 Discretie: Hij/zij leeft strikt het beroepsgeheim na, en zorgt ervoor dat er geen (medische) dossiers, contracten, personeels- of patiëntengegevens blijven rondslingeren. OF339 Accuratesse: Hij/zij is stipt, correct en zorgvuldig bij het werk, kan efficiënt opdrachten organiseren en systematisch uitvoeren, kan foutloos verslagen en brieven uittypen via PC. Hij/zij kan gegevens betrouwbaar registreren en coderen, controleert data in de agenda. OF340 Zin voor samenwerking : Hij/zij kan samenwerken met collega's, zowel uit eigen als uit andere vakdisciplines, kan goed functioneren in teamverband, staat open voor feedback, kan taken delegeren, kan beknopt en duidelijk communiceren met collega's en opdrachtgevers en aan hen rapporteren. OF342 Leergierigheid: Hij/zij heeft aandacht voor nieuwe tendensen en is bereid om bij te scholen, beseft de noodzaak tot levenslang leren, kan opmerkingen aanvaarden en leert uit eigen fouten. OF343 Doorzettingsvermogen: Hij/zij merkt problemen op en probeert er een oplossing voor te vinden, werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid. OF344 Loyaliteit: Hij/zij toont respect voor bestaande regels en normen, is oprecht wanneer er fouten werden begaan en probeert ze zo vlug mogelijk te herstellen. OF345 Zin voor initiatief: Hij/zij weet op welke vlakken zelf beslissingen kunnen en moeten genomen worden, helpt spontaan bij dringend werk, formuleert suggesties om problemen op te lossen, herinnert de verantwoordelijke eraan binnen welke timing taken moeten afgehandeld zijn. OF346 Assertiviteit: Hij/zij is zich bewust van de eigen verantwoordelijkheden, evalueert eigen handelen en denkt kritisch. Laat afspraken door alle partijen respecteren. OF349 Flexibiliteit: Hij/zij is in staat zich aan te passen aan gewijzigde werkzaamheden op technisch, sociaal en wetenschappelijk gebied, staat open voor vernieuwing, maakt ondanks grote tijdsdruk tijd voor sociaal contact. OF350 Empathie: Hij/zij kan correct vragen en wensen van klanten/patiënten inschatten en daarop inspelen, heeft de vaardigheid om zich in moeilijke situaties uit de slag te trekken. OF351 Contactbereidheid: Hij/zij verstrekt informatie naar klanten/patiënten en werkgever, onthaalt bezoekers op een aangename wijze en bezit de nodige communicatievaardigheden. OF352 Stressbestendigheid: Hij/zij blijft hoffelijk onder alle omstandigheden en pakt problemen met geduld aan. Het op een juiste manier kunnen omgaan met stress. OF353 Zin voor orde: Hij/zij stelt bij het begin van de dag een voorlopige volgorde op van taken die binnen een bepaalde tijd moeten opgevolgd worden, heeft een goed overzicht waardoor ze flexibel kan reageren op onvoorziene omstandigheden. OF354 Imagobewustheid: Hij/zij is zich bewust van haar eigen verantwoordelijkheid en de gevolgen van haar handelen, komt zelfzeker over, kent zijn/haar positie binnen de organisatie. OF357 Dienstverlenende ingesteldheid: Hij/zij kan adviseren met betrekking tot technieken en apparatuur, is bereid extra opdrachten uit te voeren, neemt deel aan vormende activiteiten en helpt spontaan bij dringend werk en moeilijkheden. OF358 Tact: Hij/zij past taalgebruik en houding steeds aan het niveau van de gesprekspartner aan, kan zich relativeren en kan op de juiste manier optreden om een specifieke situatie tot een goed einde te brengen. SPECIFIEKE DOELSTELLINGEN De student kan een curriculum vitae opstellen en een een sollicitatiebrief schrijven, aangepast aan het werkveld. De student weet zich aan te passen aan de geldende bedrijfscultuur en dress code.  De student hanteert de juiste onderhandelingstechnieken en body language. De student kan een SWOT-analyse maken van zichzelf en van het bedrijf.  De student kan een zakelijk verslag schrijven.  De student maakt en beheert een verzorgde correspondentie en stelt documenten op volgens de geldende normen (BIN- en APA-normering).  De student kan een dossier correct afhandelen en feedback geven aan de opdrachtgever. De student leert de instelling kennen: de verschillende departementen en medische diensten, de doelstellingen van de instelling, het beleid, de werking, organisatie en ontwikkelingstendensen, de beroepsuitoefening. De student zorgt voor planning en efficiënt time-management: Hij/zij zorgt voor het agendabeheer, hierbij staan afspraken van dokters en patiënten en planning van de spreekuren centraal. Inzicht in de werkorganisatie, planning en kennis van specifieke softwarepaketten is hierbij evident. Informatie kunnen verzamelen:  De student start nieuwe medische dossiers op en zorgt voor de verzameling van de gegevens van patiënten en zorgverstrekkers. Hij/zij zorgt voor het beheer van de dossiers en de daarbij horende documenten en resultaten van technische prestaties. Kennis van medische dossiersystemen, klasseermethoden en elektronische informatieverzameling zijn hierbij essentieel. Reproductieve informatieverwerking: De student zorgt voor de postbehandeling, archivering en dossierbeheer en de informatieverwerking van attesten en medische verslagen op PC. De praktische achtergrondkennis van anatomie, fysiologie, farmacologie en pathologie vormen hierbij de basis. Kennis van elektronische hulpmiddelen, presentatiesoftware en de praktische aspecten van fotokopiëren zijn hier onontbeerlijk. Onthaal van patiënten: De student staat in voor het onthaal van patiënten en voor de doorverwijzing.  Het onthaal en het te woord staan van bezoekers en deelnemers aan wetenschappelijke bijeenkomsten behoort tot de taken.  Communicatie: De student onderhoudt zowel de interne als de externe contacten, bewaart de huisstijl, zorgt voor correcte telefonische contacten en voor communicatie bij de vergaderingen.  De student kan medische dossiers op een correcte manier archiveren. De student houdt zich aan het beroepsgeheim en volgt de deontologische en ethische gedragscodes van de instelling. Projectweek De  projectweek heeft als doel die bedrijven/instellingen te zien en die managers (m/v) te horen die expliciet met business resp. medisch  te maken hebben en die de student(e) anders of alleen nooit te horen of te zien zouden krijgen. Je traint je stiptheid, luisterbereidheid, kweekt kritische zin.  VEREISTE BEGINCOMPETENTIES Opleidingsonderdelen waarvoor voorafgaand credits dienen behaald te zijn De student moeten alle voorgaande modules gevolgd hebben . Opleidingsonderdelen die vooraf dienen gevolgd te zijn De 7 voorgaande modules. Andere begincompetenties ICT-vaardigheden Een professionele ingesteldheid Bereid zijn tot het aanvaarden en toepassen van interne gedragscodes van de instelling Discretie, tact, zin voor orde, stiptheid, nauwkeurigheid, zin voor initiatief, verantwoordelijkheidszin, stressbestendigheid, contactlvaardigheid Een correct Nederlands taalgebruik LEERINHOUDEN Leerinhouden van de voorgaande modules (zie ECTS-fiches van module 1 t/m 7) De stagelessen handelen over volgende onderwerpen: o        Opstellen curriculum vitae en sollicitatiebrief o        Pesten op het werk o        Bedrijfscultuur o        Het sollicitatiegesrpek o        Dress code o        Assertiviteit o        Algemene omgangsvormen o        Persoonlijke SWOT-analyse o        Onderhandelingstechnieken o        Body language o        Do's and don'ts op de werklvloer o        Time management o        Omgaan met verandering in het bedrijf o        Zakelijk verslag schrijven o        E-mailetiquette o        Vergaderingen plannen in Outlook STUDIEMATERIAAL "Richtlijnen stage" en aanverwante documenten Toelichting en 'just-in-time' informatie via blackboard Op de stagekalender vind je de planning van alle stageactiviteiten.  Aanwezigheid op alle stageactiviteiten is verplicht. In de stagerichtlijnen vind je de procedure die je moet volgen bij afwezigheid wegens ziekte. WERKVORMEN Soort werkvorm uren   % hoor- en werkcolleges: 12  lesuren   02,63 practicum en oefeningen: 400  lesuren   87,72 vormen van groepsleren: 4  lesuren   00,88 studietijd buiten contacturen: 34  klokuren   07,46 Verdere toelichting: Oriënterende hoorcolleges: stagelessen Groepsintervisie met coaching door lector(en) Zelfstudie: oefeningen word en protocols typen, stageverslag maken  Ervaringsleren: praktijk in het werkveld Individuele begeleiding Monitoraat EVALUATIE Eerste examenperiode Totaal praktijkmodule: 100 punten met volgende verdeling: Evaluatie van de stage door de stageplaats: 30 punten De student wordt beoordeeld op vaardigheden, attitudes en kennis. Bij aanvang van de stage krijgt de student een gedetailleerde lijst van de evaluatiecriteria. Evaluatie van de stage door de stagebegeleider van de school: 30 punten Eevaluatiecriteria: aanwezigheid tijdens de vergaderingen en groepsintervisie, naleven van afspraken, verzorgd voorkomen en correct taalgebruik, feedback en evaluatiegesprek met stagementor op de stageplaats naar aanleiding van de stageprestaties, constructieve omgang met alle werkpartners. 60% van de punten staan bijgevolg op het effectief stagelopen op de stageplaats. De stagebegeleider brengt minstens één bezoek in de loop van de stageperiode en staat aanvullend telefonisch en schriftelijk in contact met zowel stagementor als stagiair. Tijdens de laatste groepsintervisie, na afloop van de stageperiode, legt de stagiair het aanwezigheidsformulier aan de stagebegeleider voor. Dit aanwezigheidsformulier dient ondertekend te zijn door de stagementor van het bedrijf en bewijst de geleverde prestaties (minimum 230 gepresteerde uren, lunchpauzes worden niet meegerekend). Indien het evaluatieformulier niet persoonlijk wordt afgegeven tijdens de laatste groepsintervisie kan de student niet slagen op de stage, aangezien dit formulier de gepresteerde uren van de stageperiode bewijst. Voor aanvullende informatie bij de stage zie 'stagerichtlijnen stage' Evaluatie van de rapportering en het stageverslag:  20 punten: evaluatiecriteria van het stageverslag: Overzichtelijke structuur: voorwoord, inhoudstafel, inhoud, besluit  Inhoud: beschrijving van de instelling en de afdeling, takenpakket + frequentie, zelfreflectie Taalgebruik: taalfouten, zinsconstructies, vlotheid Kritische zin  Indien er geen stageverslag wordt afgegeven kan de student niet slagen op de stage aangezien deze taak een deel uitmaakt van de stagepunten. Evaluatie van het uittypen van de protocols m.b.v. speechmike: 10 punten.  De opdracht wordt gegeven tijdens de eerste les van module 6 en de 4e week van module 7 wordt de opdracht afgegeven. De taak wordt nagekeken en gequoteerd door de lector ICT en de punten worden verwerkt in de stagepunten. Indien er geen taak wordt afgegeven kan de student niet slagen op de stage aangezien deze taak een deel uitmaakt van de stagepunten. Evaluatie van de bedrijfsbezoeken (projectweek): 10 punten. De student maakt een verslag over deze bezoeken. Indien er geen taak wordt afgegeven kan de student niet slagen op de stage aangezien deze taak een deel uitmaakt van de stagepunten. tijd voor examinering uren 6 %    01,32 Tweede examenperiode Geen herkansing mogelijk