1 Office management - 1OF - Onderdelen - Officemanagement en communicatietech/4    O.O. heeft componenten: Neen Afstudeerrichting: OF:Office management Code: 1OF14 Academiejaar: 2009-2010 Type: keuze Niveau: inleidend Programmajaar: 1 Periode binnen het modeltraject: Module 4 Aantal studiepunten: 3 Wegingscoëfficient: 3 Totaal aantal contacturen: 28 Totaal studietijd: 78 Deeltijds programma: deel 2 Examencontract: mogelijk Deliberatie: mogelijk Vrijstelling of overdracht: mogelijk Onderwijstaal: Nederlands Lector(en): Soudyn Mireille   KORTE OMSCHRIJVING In dit opleidingsonderdeel gaan we na hoe je het beroep Management Assistant, dat zich tot een twintigtal functies vertakt, kan definiëren en maken een realistische voorstelling van het takenpakket. Daarnaast behandelen we de rol van de MA in bedrijven en haar plaats in het organogram. We gaan op zoek naar technieken en tips om het hoofd te bieden aan stress en duiken in de wondere wereld van peoplemanagement om conflicten te voorkomen en de relaties op het werk te verbeteren. COMPETENTIEGERICHTE LEERDOELEN  Dit opleidingsonderdeel draagt in het bijzonder bij tot het realiseren van volgende opleidingsdoelen (eindtermen) Algemene competenties OF101 Denk- en redeneervaardigheid: op zelfstandig wijze een administratieve unit vlot laten functioneren, waarbij alle taken precies en efficiënt worden uitgevoerd. OF102 Verwerven en verwerken van informatie: administratieve informatie kunnen verzamelen, uitwisselen en verwerken. Informatiedoorstroming efficiënt kunnen begeleiden. Creatief kunnen omgaan met taken rond informatieverwerking. OF103 Vermogen tot kritische reflectie en projectmatig werken. OF104 Creativiteit: innoverende bijdragen kunnen leveren bij de organisatorische aanpassingen en werkmethodes binnen het secretariaat. OF105 Leiding kunnen geven binnen een secretariaat en deeltaken kunnen delegeren. Beperkt management taken aankunnen. Bij afwezigheid van de manager lopende zaken kunnen opvolgen. OF107 Binnen snel evoluerende werksituatie bereid zijn zich aan te passen via life-long learning. Algemene beroepsgerichte competenties OF209 Oplossingsgericht kunnen werken in de zin van het zelfstandig kunnen definiëren en analyseren van complexe probleemsituaties in de beroepspraktijk en het kunnen ontwikkelen en toepassen van zinvolle oplossingsstrategieën. OF210 Het besef van maatschappelijke verantwoordelijkheid samenhangend met de beroepspraktijk. OF211 Een brede interesse en openheid hebben naar andere culturen, kennis hebben van de actualiteit, de politiek alsook van het maatschappelijke en economische gebeuren. Beroepsspecifieke competenties OF313 Zorgen voor planning en efficiënt timemanagement: Inzicht in werkorganisatie, planning en kennis van softwarepakketten is evident. Eigen agendabeheer en dat van anderen, planning en acties van de manager bewaken, planning van afspraken met klanten en externe commerciële contacten. Efficiënt gegevens zoeken en beheer van gegevenstabellen. OF314 Productieve informatieverwerking: Ondersteunende kennis : kennis van talen, notuleren, rapporteren, presentatietechnieken en audiovisuele media. Het coördineren van vergaderingen, logistiek ondersteunen en de besluitvorming opvolgen, conferenties voorbereiden of organiseren. In staat zijn brieven en wetenschappelijke publicaties te vertalen. OF316 Informatie verzamelen: Kennis van dossiersystemen, klasseermethoden en elektronische informatieverzameling. Nieuwe dossiers maken en verzamelen van de gegevens. Beheren van dossiers. Informatie verzamelen over congreslocaties en leveranciers. Checklists van taken met opvolging van taakverdeling en deadlines. Prijsberekeningen en prognoses maken in OF317 Onthaal van klanten: Inzicht in de communicatiesituatie van de klant en kennis van gesprekstechnieken. Onthaal van klanten/bezoekers. Klantvriendelijk staat hier centraal. Aandacht voor multiculturele communicatie, onderhandelingstechnieken en interpersonalskill. Kan actief luisteren en beheerst de kunst van groepsdynamica. OF318 Reproductieve informatieverwerking: Kennis van de verschillende mogelijkheden bij dossierbeheer en archivering van elektronische hulpmiddelen bij archivering. Hij/zij zorgt voor de postbehandeling, archivering en dossierbeheer. Hij/zij kan stukken in archief/bibliotheek opzoeken en archief/documentatie/bibliotheek beheren. OF320 Organiseert efficiënt een secretariaat en heeft inzicht in planning. De werkindeling op het secretariaat bepalen en coördineren, adviseren bij invoering van nieuwe procedures, medewerkers. Regelen de aankoop van kantoorapparatuur en ?benodigdheden. De verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat. OF327 Communicatie: Interne en externe contacten verzorgen, de huisstijl bewaren. Zorgen voor correcte telefonische contacten en communicatie bij de vergaderingen. Verzorgen van schriftelijke, patiëntgerichte communicatie. Inzicht hebben in vereisten bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen en kennis van externe vormgeving. OF329 Reproductieve informatieverwerking: Kennis van elektronische hulpmiddelen, presentatiesoftware en alle aspecten van fotokopiëren . Informatieverwerking op internet, e-mail, archivering van bestanden. Postbehandeling, dossierbeheer en de informatieverwerking van attesten en medische verslagen.Kennis van de medische terminologie is vereist. OF332 Coördinatie en leiding : Kennis van planning, reisorganisatie en reserveringen, timemanagement. Leidinggevende bevoegdheid op het niveau van de organisatie van het medische secretariaat. Coördineren van activiteiten zoals wetenschappelijke bijeenkomsten, congressen, training, workshops permanentielijsten. Voorbereiden en organiseren van reizen. OF337 Discretie: Hij/zij leeft strikt het beroepsgeheim na. OF338 Zelfstandigheid: Hij/zij is in staat zelfstandig opdrachten te organiseren en systematisch uit te voeren, problemen op te sporen en daaruit een probleemstelling te formuleren, de goede gang van zaken te behartigen in afwezigheid van het diensthoofd. OF339 Accuratesse: Hij/zij is stipt, correct en zorgvuldig bij het werk, kan efficiënt opdrachten organiseren en systematisch uitvoeren, kan foutloos verslagen en brieven uittypen via PC. Hij/zij kan gegevens betrouwbaar registreren en coderen, controleert data in de agenda. OF347 Kritische ingesteldheid :Hij/zij heeft een houding om het eigen handelen en denken en dat van anderen kritisch te evalueren en is bereid en in staat daarover met de betrokkenen te communiceren. OF348 Organisatievermogen: Hij/zij geeft voorrang aan dringende zaken, kan het belangrijke van het onbelangrijke onderscheiden, kan taken op een logische wijze delegeren, heeft een planmatig denkvermogen en is toekomstgericht. OF352 Stressbestendigheid: Hij/zij blijft hoffelijk onder alle omstandigheden en pakt problemen met geduld aan. Het op een juiste manier kunnen omgaan met stress. OF353 Zin voor orde: Hij/zij stelt bij het begin van de dag een voorlopige volgorde op van taken die binnen een bepaalde tijd moeten opgevolgd worden, heeft een goed overzicht waardoor ze flexibel kan reageren op onvoorziene omstandigheden. OF354 Imagobewustheid: Hij/zij is zich bewust van haar eigen verantwoordelijkheid en de gevolgen van haar handelen, komt zelfzeker over, kent zijn/haar positie binnen de organisatie. SPECIFIEKE DOELSTELLINGEN Studenten kunnen a.d.h.v. de eisenhouwer matrix priortieiten bepalen Studenten kunnen klantvriendelijk telefoneren Studenten beheersen de kennis en de techniek om documenten te klasseren en te archiveren (ook electronisch) Studenten kunnen vergaderingen, evenementen en zakenreizen voorbereiden en organiseren Studenten kunnen een vergadering voorbereiden, uitwerken, notuleren en opvolgen Studenten kunnen een wagenpark binnen een organisatie beheren  Studenten kunnen verschillende verzekeringen omschrijven en beheren Studenten kunnen gepast reageren op "kantoorpolitiek" VEREISTE BEGINCOMPETENTIES Opleidingsonderdelen waarvoor voorafgaand credits dienen behaald te zijn geen Opleidingsonderdelen die vooraf dienen gevolgd te zijn geen Andere begincompetenties geen LEERINHOUDEN Interne & externe communicatie Timemanagement Stress management Self management Travel management Office management (Postbehandeling, Klassement en archief, ...) Klantvriendelijk telefoneren Vergaderen Organisatie van evenementen PR & huisstijl   STUDIEMATERIAAL Cursus bij Universitas. G.Corremans ea, Beroep: Management Assistant, Brussel, 2007. WERKVORMEN Soort werkvorm uren   % hoor- en werkcolleges: 17  lesuren   21,52 practicum en oefeningen: 5  lesuren   06,33 vormen van groepsleren: 4  lesuren   05,06 studietijd buiten contacturen: 51  klokuren   64,56 Verdere toelichting: Hoorcolleges Groepsopdrachten Onderwijsleergesprek Cases Gastsprekers EVALUATIE Eerste examenperiode Schriftelijk examen van 100 minuten op 20 punten, waarvan 10 punten op Multiple Choice (met giscorrectie), 10 punten op open vragen. tijd voor examinering uren 2 %    02,53 Tweede examenperiode Schriftelijk examen van 100 minuten op 20 punten, waarvan 10 punten op Multiple Choice (met giscorrectie), 10 punten op open vragen.