1 Office management - 1OF - Onderdelen - Project beroepsoriëntering/4    O.O. heeft componenten: Neen Afstudeerrichting: OF:Office management Code: 1OF11 Academiejaar: 2009-2010 Type: keuze Niveau: uitdiepend Programmajaar: 1 Periode binnen het modeltraject: Module 4 Aantal studiepunten: 9 Wegingscoëfficient: 9 Totaal aantal contacturen: 138 Totaal studietijd: 234 Deeltijds programma: deel 2 Examencontract: niet mogelijk Deliberatie: niet mogelijk Vrijstelling of overdracht: mogelijk Onderwijstaal: Nederlands Lector(en): Cockx Yoke Decleir Inge Hoefnagels Hilde Luyten Mart Roels Bart   KORTE OMSCHRIJVING Via het project leert de student(e) de verworven kennis, opgedaan in de voorgaande modules, toe te passen. Hij/zij leert initiatief nemen, organiseren, autonoom en in teamverband werken. De student(e) moet communicatief zijn, kritisch ingesteld en een analytische geest ontwikkelen. De student(e) leert samenwerken met andere groepsleden, overleg plegen, vergaderen en conclusies schrijven. Door de samenwerking met de groepsleden zal de student(e) alle verzamelde informatie tot een samenhangend en betekenisvol geheel kunnen verwerken. De student(e) krijgt een visie op het beroep van een Office Manager (OF) en leert de typische bedrijfscultuur in de onderneming kennen. Studenten kiezen zelf een ziekenhuis, farmaceutisch bedrijf, bedrijfsgeneeskundige dienst of medisch centrum-klinisch laboratorium , waarover zij informatie verzamelen via allerlei kanalen. Zij dienen hiervoor de nodige initiatieven te nemen, contacten te leggen, bezoeken te organiseren en documenten op te vragen. De verzamelde informatie wordt op een gestructureerde wijze verwerkt en een kritische interpretatie hiervan wordt neergeschreven in een verslag. Het verslag wordt met de volledige groep gepresenteerd voor een panel van juryleden. De uitwisseling van de informatie en de verwerking gebeurt via blackboard. De studenten werken samen in groep. Als voorbereiding op het project beroepsoriëntering volgt de student het vak 'Organisatie van de gezondheidszorg'. Hier wordt dieper ingegaan op de preventieve, curatieve en palliatieve gezondheidszorg, alsook de organisatie op federaal, Vlaams, provinciaal en gemeentelijk vlak. De student verwerft ook inzicht in de organisatie van een ziekenhuis en het financieel beleid. Tevens wordt de werking van de ziekenfondsen en het RIZIV uiteengezet.   COMPETENTIEGERICHTE LEERDOELEN  Dit opleidingsonderdeel draagt in het bijzonder bij tot het realiseren van volgende opleidingsdoelen (eindtermen) Algemene competenties OF101 Denk- en redeneervaardigheid: op zelfstandig wijze een administratieve unit vlot laten functioneren, waarbij alle taken precies en efficiënt worden uitgevoerd. OF102 Verwerven en verwerken van informatie: administratieve informatie kunnen verzamelen, uitwisselen en verwerken. Informatiedoorstroming efficiënt kunnen begeleiden. Creatief kunnen omgaan met taken rond informatieverwerking. OF103 Vermogen tot kritische reflectie en projectmatig werken. OF104 Creativiteit: innoverende bijdragen kunnen leveren bij de organisatorische aanpassingen en werkmethodes binnen het secretariaat. OF105 Leiding kunnen geven binnen een secretariaat en deeltaken kunnen delegeren. Beperkt management taken aankunnen. Bij afwezigheid van de manager lopende zaken kunnen opvolgen. OF106 Communiceren van informatie, ideeën, problemen en oplossingen, zowel aan specialisten als aan leken, op verschillende niveaus zowel interne als externe communicatie. OF107 Binnen snel evoluerende werksituatie bereid zijn zich aan te passen via life-long learning. Algemene beroepsgerichte competenties OF208 Teamgericht kunnen werken. OF209 Oplossingsgericht kunnen werken in de zin van het zelfstandig kunnen definiëren en analyseren van complexe probleemsituaties in de beroepspraktijk en het kunnen ontwikkelen en toepassen van zinvolle oplossingsstrategieën. OF210 Het besef van maatschappelijke verantwoordelijkheid samenhangend met de beroepspraktijk. OF211 Een brede interesse en openheid hebben naar andere culturen, kennis hebben van de actualiteit, de politiek alsook van het maatschappelijke en economische gebeuren. Beroepsspecifieke competenties OF312 Correspondentie kunnen afhandelen: Talenkennis, tekstverwerking, e-mail en internet zijn belangrijk. Zorgen voor het autonoom opstellen van correspondentie, het typen en/of uitwerken ervan.Toezien op de correcte en tijdige verzending en verspreiding van post en faxen, e-mail. Afhandelen van de correspondentie in het Nl, Fr, E, D of S. OF313 Zorgen voor planning en efficiënt timemanagement: Inzicht in werkorganisatie, planning en kennis van softwarepakketten is evident. Eigen agendabeheer en dat van anderen, planning en acties van de manager bewaken, planning van afspraken met klanten en externe commerciële contacten. Efficiënt gegevens zoeken en beheer van gegevenstabellen. OF314 Productieve informatieverwerking: Ondersteunende kennis : kennis van talen, notuleren, rapporteren, presentatietechnieken en audiovisuele media. Het coördineren van vergaderingen, logistiek ondersteunen en de besluitvorming opvolgen, conferenties voorbereiden of organiseren. In staat zijn brieven en wetenschappelijke publicaties te vertalen. OF315 Communicatie: interne & externe contacten onderhouden in het NL en in min. 3 vreemde talen, huisstijl bewaren, zorgen voor correcte telefonische contacten en communicatie bij vergaderingen. Inzicht in de vereisten bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen en kennis van externe vormgeving. OF316 Informatie verzamelen: Kennis van dossiersystemen, klasseermethoden en elektronische informatieverzameling. Nieuwe dossiers maken en verzamelen van de gegevens. Beheren van dossiers. Informatie verzamelen over congreslocaties en leveranciers. Checklists van taken met opvolging van taakverdeling en deadlines. Prijsberekeningen en prognoses maken in OF317 Onthaal van klanten: Inzicht in de communicatiesituatie van de klant en kennis van gesprekstechnieken. Onthaal van klanten/bezoekers. Klantvriendelijk staat hier centraal. Aandacht voor multiculturele communicatie, onderhandelingstechnieken en interpersonalskill. Kan actief luisteren en beheerst de kunst van groepsdynamica. OF318 Reproductieve informatieverwerking: Kennis van de verschillende mogelijkheden bij dossierbeheer en archivering van elektronische hulpmiddelen bij archivering. Hij/zij zorgt voor de postbehandeling, archivering en dossierbeheer. Hij/zij kan stukken in archief/bibliotheek opzoeken en archief/documentatie/bibliotheek beheren. OF325 Productieve informatieverwerking: Inzicht in beleid en organisatie van de gezondheidszorg, in interne structuren binnen bep. gezondheidsinstellingen en wisselwerking met externe structuren. Notuleren en rapporteren. Coördineren van vergaderingen, voorbereiden of organiseren. Elektronische documenten beheren, agenda opstellen, bezoeken organiseren. OF328 Informatie verzamelen: Medische dossiersystemen, klasseermethoden en elektronische informatieverzameling. Communicatie via internet. Nieuwe medische dossiers opstarten, zorgen voor de verzameling van de gegevens van patiënten en zorgverstrekkers.Zorgen voor het beheer van de dossiers met bijhorende documenten en resultaten van technische prestaties OF332 Coördinatie en leiding : Kennis van planning, reisorganisatie en reserveringen, timemanagement. Leidinggevende bevoegdheid op het niveau van de organisatie van het medische secretariaat. Coördineren van activiteiten zoals wetenschappelijke bijeenkomsten, congressen, training, workshops permanentielijsten. Voorbereiden en organiseren van reizen. OF337 Discretie: Hij/zij leeft strikt het beroepsgeheim na. OF338 Zelfstandigheid: Hij/zij is in staat zelfstandig opdrachten te organiseren en systematisch uit te voeren, problemen op te sporen en daaruit een probleemstelling te formuleren, de goede gang van zaken te behartigen in afwezigheid van het diensthoofd. OF340 Zin voor samenwerking : Hij/zij kan samenwerken met collega's, zowel uit eigen als uit andere vakdisciplines, kan goed functioneren in teamverband, staat open voor feedback, kan taken delegeren, kan beknopt en duidelijk communiceren met collega's en opdrachtgevers en aan hen rapporteren. OF341 Resultaatgerichtheid: Efficiënt opdrachten uitvoeren binnen een bepaalde tijd en bepaald budget,doelgericht werken om een optimaal resultaat te bekomen, zorgen voor ogenblikkelijke plausibiliteitcontroles bij invoer van gegevens, problemen die ontstaan signaleren en bijdragen tot de oplossing ervan, feedback geven naar collega's. OF342 Leergierigheid: Hij/zij heeft aandacht voor nieuwe tendensen en is bereid om bij te scholen, beseft de noodzaak tot levenslang leren, kan opmerkingen aanvaarden en leert uit eigen fouten. OF343 Doorzettingsvermogen: Hij/zij merkt problemen op en probeert er een oplossing voor te vinden, werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid. OF344 Loyaliteit: Hij/zij toont respect voor bestaande regels en normen, is oprecht wanneer er fouten werden begaan en probeert ze zo vlug mogelijk te herstellen. OF345 Zin voor initiatief: Hij/zij weet op welke vlakken zelf beslissingen kunnen en moeten genomen worden, helpt spontaan bij dringend werk, formuleert suggesties om problemen op te lossen, herinnert de verantwoordelijke eraan binnen welke timing taken moeten afgehandeld zijn. OF346 Assertiviteit: Hij/zij is zich bewust van de eigen verantwoordelijkheden, evalueert eigen handelen en denkt kritisch. Laat afspraken door alle partijen respecteren. OF347 Kritische ingesteldheid :Hij/zij heeft een houding om het eigen handelen en denken en dat van anderen kritisch te evalueren en is bereid en in staat daarover met de betrokkenen te communiceren. OF348 Organisatievermogen: Hij/zij geeft voorrang aan dringende zaken, kan het belangrijke van het onbelangrijke onderscheiden, kan taken op een logische wijze delegeren, heeft een planmatig denkvermogen en is toekomstgericht. OF349 Flexibiliteit: Hij/zij is in staat zich aan te passen aan gewijzigde werkzaamheden op technisch, sociaal en wetenschappelijk gebied, staat open voor vernieuwing, maakt ondanks grote tijdsdruk tijd voor sociaal contact. OF350 Empathie: Hij/zij kan correct vragen en wensen van klanten/patiënten inschatten en daarop inspelen, heeft de vaardigheid om zich in moeilijke situaties uit de slag te trekken. OF351 Contactbereidheid: Hij/zij verstrekt informatie naar klanten/patiënten en werkgever, onthaalt bezoekers op een aangename wijze en bezit de nodige communicatievaardigheden. OF352 Stressbestendigheid: Hij/zij blijft hoffelijk onder alle omstandigheden en pakt problemen met geduld aan. Het op een juiste manier kunnen omgaan met stress. OF353 Zin voor orde: Hij/zij stelt bij het begin van de dag een voorlopige volgorde op van taken die binnen een bepaalde tijd moeten opgevolgd worden, heeft een goed overzicht waardoor ze flexibel kan reageren op onvoorziene omstandigheden. OF354 Imagobewustheid: Hij/zij is zich bewust van haar eigen verantwoordelijkheid en de gevolgen van haar handelen, komt zelfzeker over, kent zijn/haar positie binnen de organisatie. OF356 Beslissingsvermogen : Hij/zij weet van dringende taken wat prioritair is en neemt gepaste beslissingen ten aanzien van noodsituaties. OF357 Dienstverlenende ingesteldheid: Hij/zij kan adviseren met betrekking tot technieken en apparatuur, is bereid extra opdrachten uit te voeren, neemt deel aan vormende activiteiten en helpt spontaan bij dringend werk en moeilijkheden. OF358 Tact: Hij/zij past taalgebruik en houding steeds aan het niveau van de gesprekspartner aan, kan zich relativeren en kan op de juiste manier optreden om een specifieke situatie tot een goed einde te brengen. SPECIFIEKE DOELSTELLINGEN De centrale doelstelling van het project is het doorlichten, analyseren en presenteren van een quick scan van een onderneming/instelling en een kritische visie hierop geven. De student zal door o.a. interviews, eigen waarneming en desk-research invulling geven aan de taakinhoud en kritische conclusies schrijven over de verzamelde informatie. (zie taakinhoud bij handleiding project). Via het project leert de student(e) de verworven kennis en vaardigheden, opgedaan in de voorgaande modules, toe te passen binnen het werkveld. Hij/zij leert initiatief nemen, organiseren, autonoom en in teamverband werken. De student(e) moet communicatief zijn, kritisch ingesteld en een analytische geest ontwikkelen. De student(e) leert samenwerken met andere groepsleden, overleg plegen, vergaderen en conclusies schrijven. Door de samenwerking met de groepsleden zal de student(e) alle verzamelde informatie tot een samenhangend en betekenisvol geheel kunnen verwerken. De student(e) krijgt een visie op het beroep van een office manager en leert de typische bedrijfscultuur in de onderneming kennen. De studenten kunnen een brochure via MS publisher of gelijkaardige opstellen volgens de gevraagde lay-out, waarbij enkele teksten in het Frans en Engels. De studenten verwerven inzicht in de ziekenhuisstructuur en de ziekenhuiswetgeving. De studenten leren welke instanties bevoegd zijn in de organisatie van de gezondheidszorg, zowel federaal, op Vlaams niveau, provinciaal als op gemeentelijk vlak. De studenten kunnen het financieel management van een gezondheidsinstelling analyseren. De studenten leren de werking van het RIZIV kennen. De studenten kunnen medische termen ontleden. De studenten leren de organisaties binnen de verschillende afdelingen van de instelling kennen. VEREISTE BEGINCOMPETENTIES Opleidingsonderdelen waarvoor voorafgaand credits dienen behaald te zijn geen Opleidingsonderdelen die vooraf dienen gevolgd te zijn alle opleidingsonderdelen van de vorige modules gevolgd hebben Andere begincompetenties Notuleren vergaderingen, opstellen logboek Analyseren van een jaarrekening en van handelsdocumenten Een SWOT-analyse in het verslag verwerken Kennis van handelspraktijken en consumentenkredieten De basis van handelsrecht, vennootschapsrecht en transportrecht begrijpen om te implementeren in het project ICT-vaardigheden Perfecte kennis van de Nederlandse taal Basiskennis Frans en Engels LEERINHOUDEN Leerinhouden uit 3 voorgaande modules die nu dient toegepast te worden MS Publisher (in zelfstudie) Organisatie van de gezondheidszorg Preventieve gezondheidszorg: preventieve diensten voor specifieke bevolkingsgroepen: kind&gezin, CLB, Medische sporttoezicht, externde diensten van preventie ter bescherming van de werknemenrs preventieve diensten voor specifieke gezondheidsproblemen: besmettelijke en niet-besmettelijke aandoeningen en psychosociale problemen Curatieve gezondheidszorg Echelonnering Extramurale gezondheidszorg Intramurale gezondheidszorg de organisatie van de gezondheidszorg in België de ziekenhuiswet het RIZIV, de ziekenfondsen, patiëntenfactuur, financieel aspect van de gezondheidsinstelling, accreditering, conventionering Palliatieve gezondheidszorg STUDIEMATERIAAL Handleiding project Ondersteunende documenten en toelichtingen op Educatie, ook just-in-time informatie in functie van de organisatie. Diverse informatie- en documentatiemateriaal over het bedrijf en de branche, zoals bedrijfsbrochures, jaarrapport e.a. bedrijfsdocumenten en websites (studenten verzamelen dit materiaal zelf via verschillende media.) Cursussen module 1, 2, 3 Cursus 'organisatie van de gezondheidszorg' WERKVORMEN Soort werkvorm uren   % hoor- en werkcolleges: 38  lesuren   07,79 practicum en oefeningen: 20  lesuren   04,10 vormen van groepsleren: 76  lesuren   15,57 studietijd buiten contacturen: 350  klokuren   71,72 Verdere toelichting: ·   Projectonderwijs als ervaringsleren (in groep). Stappen in het leerproces zijn: opstellen plan van aanpak, uitvoeren, observeren, reflecteren, conceptualiseren. ·   Oriënterend hoorcollege. ·   Bedrijfsbezoek (in groep) en communicatie met bedrijf   (Hiervoor is minimum 10 uur studietijd voorzien als groepsleren; voor de rest gaat het om zelfstudietijd.)  ·   Groepssamenkomsten (peerlearning): 2x per week, telkens ca. 2 lesuren (gedurende 7 weken; tot. ca. 28 uren).  Lectoren coachen deze vergaderingen.  De studenten zorgen consequent voor verslaggeving van de vergaderingen die ter opvolging bezorgd worden aan de lectoren. ·   Individuele verwerking, o.m. in een schriftelijk verslag (zie verder bij evaluatie). ·   Zelfstudie MS publisher, maken van een brochure. ·   E-moderating:deling van informatie per groep en groepsoverstijgend via Educatie ondersteunende toelichtingen en verduidelijking; opvolging van het groepsproces. ·   Voorbereiding van een mondelinge groepspresentatie (zie evaluatie): ca. 24 uur, tijdens week voorafgaand aan de presentatiehoorcollege's EVALUATIE Eerste examenperiode ·   Inschrijven voor het project Elke student neemt deel aan het project.. Of ze aan een  business- of medisch project deelnemen hangt af van hun keuze aan het begin van de academiejaar. ·   Aanwezigheid tijdens het project - er is een verplichte aanwezigheid op alle activiteiten van de groep -          elke afwezigheid moet gewettigd worden met een doktersattest dat afgegeven moet worden aan de begeleider binnen de vijf dagen -          3x ongewettigde afwezigheid is een nul op dit opleidingsonderdeel  -          indien de student tijdens het project stopt, krijgt hij een nul en is hij verplicht de reeds verworven info door te geven aan de andere groepsleden -          de studenten tekenen vooraf ook al 2x voor het project: een eerste maal bij de toelichting en groepsverdeling in de 3e module en een tweede maal bij de verplichte aanwezigheid de eerste dag van het project ·   Schriftelijk verslag  -  Assessment by jury:    50/200 Evaluatiecriteria: - De globale opmaak van het verslag   5/50 - Taalgebruik en schrijfwijze per hoofdstuk   15/50 - Inhoud en kritiche benadering per hoofdstuk   30/50 - Correcte verzameling en verwerking van gegevens in verband met structuur van de onderneming, strategisch management, comercieel management, logistiek management, financieel beheer en personeelsmanagement. - Lay-out en vermelding voetnoten met verwijzing naar geraadpleegde bronnen (volgens BIN-normen). - Duidelijke en overzichtelijke bundeling van alle verzamelde informatie. - Consistente opmaak met inhoudstafel. ·   Educatie (in groep) 15/200    - consistent opmaken en doorsturen van verslagen en notulen   5/15 - sjablonen    5/15    - verslag 1e vergadering    5/15 ·   Brochure in publisher (individueel)   20/200    De brochure wordt beoordeeld op lay-out, inhoud, taalfouten en correct gebruik van Nederlands, Frans, Engels en ICT. Elk onderdeel wordt beoordeeld op 10 punten en daarna wordt alles herleid naar 20 ·   Mondelinge presentatie (in groep) -  Assessment by jury:    45/200    Evaluatiecriteria: - Inhoudelijke kennis en kritische benadering.   30/45 - Duidelijke presentatie, verzorgd voorkomen, correct taalgebruik.  5/45     - Schriftelijk examen van het onderdeel 'Oganisatie van de gezondheidszorg': 10/45    Indien de student het examen 'organisatie van de gezondheidszorg' niet aflegt kan hij/zij niet slagen voor het project en wordt als afwezig beschouwd. Indien de student niet slaagt voor het project worden de punten van het onderdeel 'organisatie van de gezondheidszorg' niet in rekening gebracht. ·   Co-assessment van de groepswerking:   70/200    - peerreview via Blackboard (  ½ uur);   10/70    - individuele eindquotering door begeleidende lector (op basis van peerreview en nabespreking in groep).  35/70    - beoordeling door bedrijf/instelling 25/70    Evaluatiecriteria: - Aanwezigheid tijdens vergaderingen. - Aanbrengen van nuttige informatie. - Initiatief nemen. - Creatieve inbreng. - Constructieve omgang met andere groepsleden. - Kritische ingesteldheid. tijd voor examinering uren 4 %    00,82 Tweede examenperiode   Er is geen mogelijkheid tot 2e zittijd. Niet slagen voor het project betekent niet geslaagd zijn voor het 1e jaar en moet het project in het 1e jaar overgedaan worden. Het is dus perfect mogelijk dat een student slaagt in zijn andere vakken en alleen een projectmodule moet overdoen.